ELO Dokumenten Management

Archivierung, Prozessoptimierung und mehr

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Holen Sie alles aus Ihren Dokumenten heraus

Warum Dokumenten Management?

Das Thema Zeit gewinnt eine immer wichtigere Bedeutung, ganz nach dem Motto „Zeit ist Geld“. Trotz des geschärften Bewusstseins holt der Alltag viele Unternehmen ein. Noch immer geht den Betrieben viel Zeit durch eine ineffektive Verwaltung ihrer Dokumente verloren. Sie legen papiergebundene Unterlagen in konventionellen Ordnern ab, sammeln elektronische Dokumente in E-Mail-Postfächern, und zu alledem kommen noch unübersichtliche Fileserver-Strukturen hinzu.

Primäres Ziel eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist es die notwendige Ordnung und Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen. Deshalb wird ein solches System im ersten Schritt meist als reines Archivsystem eingeführt. Aber die häufig sehr komplexen Unternehmens-Prozesse können mithilfe eines solchen Systems ebenfalls deutlich effizienter und transparenter durchgeführt werden. Prozesse, wie beispielsweise Urlaubsanträge, Bedarfsmeldungen, Reklamations- und Qualitätsmanagement sowie Rechnungsprüfungen, die zuvor über verschiedene Kanäle, wie Papier, E-Mail und Telefon gelaufen sind, können vollständig und dokumentiert als digitalen Workflow – zu Deutsch Arbeitsablauf – integriert werden.

ELO Lösungen

ELO Dokumentenmanagement

„Dokumenten-Management ist mehr als eine Archivierungs-Lösung
und hilft bei der Optimierung Ihrer Prozesse.“

Ihr Weg zum DMS-System

Erstgespräch & Workshop & Lastenheft

• Erstgespräch
• Vorstellung technischer Möglichkeiten
• Erstellung eines Lastenheftes (Aufnahme der Prozesse und Erarbeitung eines DMS-Konzeptes)
• Beratung, Auswahl und Empfehlung des richtigen Produktes

Pflichtenheft, Vorbereitung & Installation

• Workshop für Key-User
• Erarbeitung, Erstellung & Freigabe Ihres Pflichtenheftes
• Vorbereitung & Installation der Software
• Umsetzung auf Basis des Pflichtenheftes
• Durchführung von Tests

Schulung & Inbetriebnahme

• Einweisung und Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Inbetriebnahme der Lösung
• Begleitung der Mitarbeiter am Tag der Einführung vor Ort
• Optimierung weiterer Prozesse nach
Herstellung der Handlungsfähigkeit

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